Persondatapolitik

Persondatapolitik på Skive-Viborg HF&VUC

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Skive-Viborg HF & VUC (”vi”) indsamler og bruger dine personoplysninger, når du optages som kursist på Skive-Viborg HF & VUC.

I det følgende vil vi oplyse dig om nedenstående punkter:
1. Indsamling af personoplysninger
2. Brug af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag
3. Sletning af personoplysninger
4. Sikkerhed
5. Dine rettigheder
6. Ændring af persondatapolitikken

Vi opfordrer dig til at læse denne persondatapolitik grundigt, og kontakte studievejledningen, hvis du har spørgsmål til indholdet.

1. Indsamling af personoplysninger

Vi indsamler og behandler følgende personoplysninger om dig, når du tilmelder dig som kursist på Skive-Viborg HF & VUC: Navn, adresse, e-mailadresse, CPR-nummer, telefonnummer, tidligere skolegang/karakter.

Denne indsamling og behandling er nødvendig for, at vi kan optage dig som kursist på Skive-Viborg HF & VUC, samt overholde relevant lovgivning.
Derudover kan vi have brug for at indsamle og behandle fortrolige og følsomme personoplysninger om dig, fx hvis du henvender dig i studievejledningen. Disse personoplysninger kan omfatte helbredsoplysninger, oplysninger om misbrug, oplysninger om problemer i hjemmet, mv.

Vi kan videregive dine personoplysninger til andre, fx offentlige myndigheder eller politiet, hvis der står i loven, at vi skal udlevere personoplysninger.

2. Brug af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag

De personoplysninger, som vi indsamler og behandler om dig, er nødvendige for administration af dit forløb på Skive-Viborg HF & VUC, herunder til uddannelses- og eksamensplanlægning, fraværsregistrering og -statistik, administration og refusion af deltagerbetaling rapportering til offentlige myndigheder, samt andre lovlige formål af uddannelsesmæssig karakter.

Vi indsamler og bruger personoplysninger i forbindelse med de formål, der er beskrevet nedenfor. Vi kan også behandle dine personoplysninger til andre formål, hvis vi er berettigede eller forpligtede hertil efter lovgivningen.

2.1 Administration af dit kursistforløb
Vi skal bruge dine personoplysninger, når vi skal oprette dig i vores IT-systemer. Herudover skal vi bruge dine personoplysninger, når vi skal administrere betaling for fag og uddannelser, modtage og refundere deltagerbetaling, SU-administration, ansøge om forskellige tilskud (fx uddannelsesstøtte, tilskud til hjælpemidler mv.), administrere fravær, kommunikere med og indberette til offentlige myndigheder eller andre uddannelsesinstitutioner.

2.2 Eksamensplanlægning
Når du skal til eksamen, bruger vi dine personoplysninger til at lave eksamensplaner og eksamenslister. Derudover skal vi udveksle dine personoplysninger med andre VUC-skoler og gymnasier. Blandt andet sendes dit navn og kursistnummer på en liste til censorer fra andre skoler.

2.3 Billeder
Når du bliver kursist på Skive-Viborg HF & VUC, får du taget et billede til dit studiekort. Billedet uploades også til vores studieadministrative IT-systemer, og skal bruges, så lærere, censorer og eksamensvagter kan identificere dig i forbindelse med eksamener, mv.

Herudover vil vi gerne tage fotos til brug for vores markedsføring af Skive-Viborg HF & VUC på Skive-Viborg HF & VUCs hjemmeside, Facebook- og Instagram profil. Billeder kan også blive brugt til trykte medier, fx flyers og brochurer, som omhandler Skive-Viborg HF & VUC.
Offentliggørelse af dit billede, blandt andet i markedsføringsmateriale, sker kun, hvis du har givet tilladelse til det.

2.4 Videoovervågning
På Skive-Viborg HF & VUC bruger vi videoovervågning af sikkerhedsmæssige årsager.
Optagelserne gemmes i 30 dage, men kan blive gemt i længere tid, hvis de skal bruges til efterforskning af en bestemt hændelse. Optagelserne kan desuden følges i realtid af pedeller og It.

Vi kigger alene på optagelserne, hvis vi har en mistanke om, at der er foregået noget strafbart, eller noget som strider mod Skive-Viborg HF & VUCs retningslinjer og politikker. Det er kun medarbejdere, som er udpeget af Skive-Viborg HF & VUCs ledelse, der kan kigge på optagelserne.
Vi udleverer optagelser til politiet, hvis vi har en mistanke om, at der er begået strafbare forhold på Skive-Viborg HF & VUCs område, eller hvis politiet beder om en optagelse fra et bestemt tidspunkt.

I andre tilfælde vil vi kun udlevere optagelserne, hvis det står i loven, at vi skal udlevere dem, eller hvis alle personer på optagelserne har givet samtykke til, at vi kan udlevere dem.

2.5 Logning af internetbrug
Når du bruger Skive-Viborg HF & VUCs netværk, logger vi hvilke hjemmesider du besøger og hvilke filer du downloader. Vi opbevarer loggen i 30 dage Vi kigger kun i loggen, hvis vi har en mistanke om, at Skive-Viborg HF & VUCs netværk er blevet brugt til noget, der er i strid med vores retningslinjer for brug af internettet.

3. Sletning af personoplysninger

Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere skal bruge dem til de formål, som vi har beskrevet ovenfor. Som hovedregel sletter vi personoplysninger om kursister senest 6 år efter, at du er stoppet hos Skive-Viborg HF & VUC. Nogle personoplysninger slettes dog før – fx optagelser fra videoovervågningen. Vi kan dog anonymisere personoplysninger og gemme dem i længere tid.
Vi gemmer eksamensbeviser i 30 år, jf. eksamensbekendtgørelsen.

4. Sikkerhed

Vi har indført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau for behandling af personoplysninger hos Skive-Viborg HF & VUC. Dermed gør vi vores bedste for at sikre personoplysningernes kvalitet og integritet.

De sikkerhedsforanstaltninger, som vi har indført er:

  • Alle vores ansattes PC’ere er forsynet med koder. Det betyder at den enkelte medarbejder anvender et personligt password, for at kunne åbne sin PC.
  • Anvendelse af adgangsbegrænsning i vores administrative systemer således, at kun de personer der har brug for det i forbindelse med udøvelse af deres jobfunktioner, kan se oplysninger om dig.
  • Opbevaring af materiale på papir sker i aflåste rum og i aflåste skabe såfremt dette er nødvendigt
  • Vi videregiver ikke oplysninger om dig, uden at vi har den fornødne lovhjemmel eller at du er orienteret herom, og i fornødent omfang har givet samtykke hertil.
  • Vi opbevarer oplysninger om dig i henhold til gældende lovgivning, og iagttager i denne henseende gældende regler for sletning, fortrolighed mm.

5. Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen.
Derudover kan du gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. Du har også ret til at rette dine personoplysninger, hvis de er forkerte, eller bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.

Vi vil slette eller rette forkerte personoplysninger eller personoplysninger, der blevet forældede siden indsamlingen.
Hvis du beder om det, vil vi slette de personoplysninger, som vi har registreret om dig, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag, fx hvis behandlingen er nødvendig for fortsat at kunne administrere dit kursistforløb på Skive-Viborg HF & VUC.

Hvis du gerne vil bruge dine rettigheder kan du ringe eller skrive til rektor (tlf. 8725 9910, E-mail: kentk@svhfvuc.dk) Det gælder også, hvis du er uenig i den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til.

Du kan også klage til
Datatilsynet
Borgergade 28, 5. Sal
1300 København K
Telefon 33 19 32 00
e-mail dt@datatilsynet.dk

6. Ændring af persondatapolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre denne persondatapolitik.